Jaki program do KSeF wybrać dla jednoosobowej firmy (JDG)?
Porównujemy bezpłatne narzędzia MF, programy księgowe i czytniki faktur. Sprawdź, co wybrać dla JDG i kto powinien prowadzić księgowość.
Spis treści
Jaki program do KSeF wybrać dla jednoosobowej firmy? To zależy przede wszystkim od tego, czy samodzielnie prowadzisz księgowość i wystawiasz faktury, czy rozliczenia wykonuje za Ciebie biuro rachunkowe. Jedna JDG potrzebuje pełnego programu finansowo-księgowego, inna tylko prostego dostępu do faktur zakupowych i sprzedażowych.
W tym poradniku porównujemy rodzaje narzędzi do KSeF i podpowiadamy, jak dopasować je do sposobu pracy, wymaganych funkcji, ochrony danych oraz budżetu.
Od czego zacząć wybór programu do KSeF?
Zanim porównasz oferty, ustal, jakie zadania program ma wykonywać. Rozdziel wystawianie faktur, prowadzenie księgowości, wysyłkę rozliczeń oraz bieżący podgląd dokumentów. Nie każde narzędzie KSeF łączy te funkcje.
- Kto prowadzi księgowość? Jeśli robi to biuro rachunkowe, możesz potrzebować odrębnego narzędzia tylko do własnej kontroli faktur.
- Czy wystawiasz faktury samodzielnie? Sprawdź, czy potrzebujesz fakturowania, korekt, obsługi kilku stawek VAT albo nietypowych transakcji.
- Jak przekazujesz dokumenty księgowej? Ustal, czy biuro pobiera faktury bezpośrednio z KSeF, czy potrzebuje ich eksportu lub dodatkowego obiegu.
- Gdzie chcesz pracować? Program przeglądarkowy może lepiej pasować do pracy przy komputerze, a aplikacja mobilna do sprawdzania dokumentów poza biurem.
- Jakie uprawnienia są potrzebne? Dostęp do przeglądania faktur to inny zakres niż możliwość ich wystawiania. Przyznawaj tylko uprawnienia potrzebne do danej pracy.
Jakie narzędzia do KSeF może wybrać JDG?
Z KSeF można korzystać przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów oraz komercyjne programy zintegrowane z systemem. Dostępne rozwiązania różnią się zakresem: niektóre obsługują faktury i uprawnienia, inne łączą KSeF z ewidencją VAT, księgowością lub dodatkowymi funkcjami.
Ministerstwo Finansów udostępnia m.in. online Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę. Program komercyjny może połączyć KSeF z innymi funkcjami, ale przed zakupem sprawdź, czy obsługuje konkretne zadania, których potrzebujesz.
Zobacz zestawienie narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów.
Czy potrzebujesz programu księgowego, jeśli masz biuro rachunkowe?
Jeśli księgowa prowadzi Twoje rozliczenia, zapytaj ją, jak pobiera faktury z KSeF i jakie dokumenty musisz przekazywać samodzielnie. Możliwe, że nie potrzebujesz drugiego programu do księgowania. Nadal możesz chcieć mieć własny podgląd faktur, żeby sprawdzić zakup, termin płatności albo dokument wystawiony na Twój NIP.
Uzgodnij z biurem rachunkowym, kto potrzebuje jakich uprawnień w KSeF. Oddziel swój dostęp do przeglądania faktur od uprawnień potrzebnych księgowej do obsługi dokumentów w Twoim imieniu.
Kiedy pełny program finansowo-księgowy będzie lepszym wyborem?
Pełny program może być przydatny, jeśli samodzielnie prowadzisz ewidencję, przygotowujesz rozliczenia albo regularnie wystawiasz wiele faktur. Przed wyborem sprawdź, czy dany plan obejmuje wszystkie potrzebne funkcje: zakres integracji z KSeF, obsługę korekt, rejestry, eksporty i raporty. Sama informacja, że program „obsługuje KSeF”, nie mówi jeszcze, które czynności wykonasz w nim od początku do końca.
Jeżeli zlecasz księgowość na zewnątrz, a sam chcesz tylko kontrolować faktury, porównaj koszt pełnego systemu z prostszym narzędziem do podglądu. Sprawdź też opłaty za synchronizację, użytkowników i eksport danych.
Na co zwrócić uwagę przy prywatności i tokenie KSeF?
Przed podłączeniem programu sprawdź, jakie dane przetwarza, gdzie przechowuje token i jak możesz go unieważnić. Nie zakładaj, że każda aplikacja działa tak samo: część rozwiązań przetwarza dane przez infrastrukturę dostawcy, a inne zapisują je lokalnie na urządzeniu. Zapoznaj się z polityką prywatności i opisem technicznym konkretnego produktu.
Faktino nie wymaga dodatkowego konta użytkownika. Zgodnie z polityką prywatności Faktino token i dane pobranych faktur nie są przechowywane na serwerach producenta; token korzysta z zabezpieczeń systemu operacyjnego telefonu. Faktino służy do przeglądania faktur i kontroli płatności, nie wystawia faktur ani nie zastępuje programu księgowego. Do pobierania nowych danych po okresie próbnym wymagana jest aktywna subskrypcja.
Jak podłączyć mobilną aplikację do KSeF?
W typowym scenariuszu właściciel JDG uwierzytelnia się w KSeF, wybiera właściwy podmiot i tworzy token z odpowiednim zakresem. Do samego przeglądania dokumentów przyznaj tylko uprawnienie do przeglądania faktur. Następnie dodaj token w wybranej aplikacji zgodnie z jej instrukcją.
- Ustal, czy konfigurujesz dostęp dla siebie, biura czy programu.
- Sprawdź nazwę i zakres uprawnienia w aktualnym interfejsie KSeF.
- Skopiuj token i dodaj go w aplikacji, której ufasz.
- Zweryfikuj, czy aplikacja pobiera właściwe faktury i jak aktualizuje dane.
Dokładną instrukcję znajdziesz w poradniku jak wygenerować token KSeF.
Przykład: JDG z księgowością prowadzoną przez biuro
Pan Tomasz prowadzi jednoosobową firmę instalacyjną. Faktury wystawia sporadycznie, a rozliczenia podatkowe prowadzi dla niego biuro rachunkowe. Chce sam sprawdzać faktury za materiały i paliwo, zamiast czekać na odpowiedź księgowej za każdym razem, gdy pojawi się nowy dokument.
Tomasz uzgadnia z biurem podział uprawnień, a do własnego podglądu wybiera narzędzie, które pokazuje faktury i pozwala oznaczać ich status płatności. Nie potrzebuje w nim modułu księgowego, bo tym zajmuje się biuro. Jeśli aplikacja generuje kod QR przelewu, Tomasz sprawdza dane i zatwierdza płatność w aplikacji bankowej obsługującej tę funkcję.
Najczęstsze pytania
Czy muszę kupować program, żeby korzystać z KSeF?
Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do pracy z KSeF. Programy komercyjne mogą oferować dodatkowe funkcje, za które dostawca może pobierać opłatę.
Czy Faktino wystawia faktury i prowadzi księgowość?
Nie. Faktino służy do przeglądania faktur dostępnych dla użytkownika w KSeF i prostej kontroli płatności. Nie wystawia faktur ani nie prowadzi księgowości.
Czy kody QR działają z każdą aplikacją bankową?
Nie. Obsługa kodów QR zależy od aplikacji bankowej. Przed zatwierdzeniem przelewu sprawdź odbiorcę, rachunek i kwotę. Więcej informacji o mobilnej kontroli faktur i kodach QR znajdziesz w artykule o aplikacji KSeF na telefon.
Jak długo faktury są dostępne w KSeF?
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono. To okres przechowywania w systemie KSeF, nie gwarancja, że ustawienia, statusy lub lokalne kopie z dowolnej aplikacji przeniosą się automatycznie na nowy telefon.
Warto zapamiętać
- Najpierw ustal, czy potrzebujesz księgowości i wystawiania faktur, czy tylko podglądu dokumentów.
- Jeśli rozliczenia prowadzi biuro rachunkowe, uzgodnij z nim dostęp i sposób przekazywania dokumentów.
- Sprawdź integrację KSeF, wymagane uprawnienia, ochronę danych i opłaty dotyczące konkretnych funkcji.
- Mobilny czytnik może ułatwić kontrolę faktur, ale nie zastępuje księgowości ani narzędzia do wystawiania faktur.
Podsumowanie
Najlepszy program do KSeF dla JDG to taki, który odpowiada temu, kto wystawia faktury, prowadzi ewidencję i kontroluje dokumenty. Samodzielna księgowość może przemawiać za programem finansowo-księgowym. Przy współpracy z biurem rachunkowym wystarczy czasem bezpłatne narzędzie MF albo aplikacja do własnego podglądu. Przed decyzją porównaj zakres funkcji, uprawnienia, ochronę danych i koszty korzystania.
Zobacz także: porównanie aplikacji KSeF na telefon, harmonogram KSeF dla mikrofirm oraz informacje o bezpieczeństwie KSeF i danych faktur.
Źródła i przydatne informacje
Chcesz szybciej sprawdzać faktury z KSeF?
Faktino pomaga kontrolować faktury zakupowe i sprzedażowe, terminy płatności oraz statusy dokumentów bez dodatkowego konta i bez reklam. Dane pozostają lokalnie na urządzeniu użytkownika.