Certyfikat i token KSeF w programie do faktur – jak uzyskać dostęp i wnioskować o uprawnienia?
Dowiedz się, jak uzyskać token lub certyfikat KSeF, czym różnią się ich uprawnienia i jak bezpiecznie dodać metodę uwierzytelnienia do programu do faktur.
Spis treści
Aby połączyć program do faktur lub aplikację mobilną z Krajowym Systemem e-Faktur, trzeba uwierzytelnić się w KSeF. W aplikacjach komercyjnych można do tego użyć tokena albo certyfikatu KSeF, jeśli dany program obsługuje wybraną metodę. Różnią się one przede wszystkim sposobem przypisania uprawnień: zakres tokena wybiera się przy jego generowaniu, a certyfikat służy do uwierzytelnienia i korzysta z uprawnień nadanych osobie lub podmiotowi w KSeF.
W tym poradniku wyjaśniamy, kto może uzyskać dostęp, jak wygenerować token lub certyfikat oraz jak dobrać uprawnienia do odczytu i wystawiania faktur.
Token KSeF a certyfikat: czym się różnią?
Token i certyfikat są metodami uwierzytelnienia w KSeF, ale nie są równoważne pod względem zakresu uprawnień. Token zawiera wybrany zakres praw, który określasz podczas generowania. Certyfikat KSeF typu 1 potwierdza tożsamość; KSeF sprawdza następnie uprawnienia przypisane do właściwej osoby lub podmiotu. Sam certyfikat nie przechowuje indywidualnego zakresu czynności tak jak token.
| Cecha | Token KSeF | Certyfikat KSeF |
|---|---|---|
| Do czego służy? | Uwierzytelnia i zawiera nadany mu zakres uprawnień. | Typ 1 uwierzytelnia; dozwolone działania wynikają z uprawnień w KSeF. |
| Uprawnienia | Wybierane dla tokena podczas generowania. | Przypisane do osoby lub podmiotu w KSeF, nie do samego certyfikatu. |
| Ważność | Według aktualnej informacji MF tokeny pozostają dostępne bezterminowo; można je unieważnić. | Nie dłużej niż 2 lata; można złożyć wniosek o unieważnienie. |
| Dodatkowe zastosowanie | Uwierzytelnianie w programach zintegrowanych z KSeF. | Certyfikat typu 2 służy do oznaczania faktur w określonych trybach offline. |
Kto może zarządzać dostępem do KSeF?
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Właściciel JDG może uwierzytelnić się jako osoba fizyczna i działać w kontekście swojej firmy, jeśli jego dane i uprawnienia w KSeF są prawidłowo powiązane. Do zarządzania dostępem służy Aplikacja Podatnika KSeF 2.0. Szczegóły logowania zależą od dostępnych metod uwierzytelnienia i konfiguracji konta.
Spółki i inne podmioty
Osoba działająca w imieniu spółki musi mieć odpowiednie uprawnienia do jej kontekstu w KSeF. Jeśli podmiot nie korzysta z kwalifikowanej pieczęci i nie ma jeszcze osoby uprawnionej do zarządzania dostępem, reprezentacja może wskazać taką osobę za pomocą zawiadomienia ZAW-FA. Po uzyskaniu dostępu administrator nadaje dalsze uprawnienia użytkownikom i narzędziom zgodnie z potrzebami firmy.
Jak wygenerować token KSeF?
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 metodą dostępną dla Ciebie i wybierz właściwy kontekst, na przykład NIP firmy.
- Otwórz zarządzanie uprawnieniami i wybierz opcję generowania tokena. Nazwij go tak, by było wiadomo, do jakiej aplikacji lub zadania służy.
- Zaznacz tylko potrzebne uprawnienia. Do samego odczytu wybierz uprawnienia do przeglądania faktur. Jeśli program ma wystawiać faktury, token musi mieć również uprawnienia do ich wystawiania.
- Wygeneruj token, skopiuj jego wartość i dodaj ją w ustawieniach programu. Traktuj token jak poufny klucz dostępu i nie przesyłaj go osobom nieupoważnionym.
Zakres już wygenerowanego tokena nie zmienia się w aplikacji. Jeśli dotychczasowy token pozwala tylko przeglądać faktury, a chcesz wystawiać sprzedażowe, wygeneruj nowy token z odpowiednim uprawnieniem. Stary token możesz unieważnić, jeśli nie będzie już używany. Więcej kroków opisuje instrukcja generowania tokena KSeF.
Jak uzyskać certyfikat KSeF?
Wniosek o certyfikat składa się po uwierzytelnieniu w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona. Można to zrobić w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Po wydaniu certyfikat pobiera się i dodaje w programie, który obsługuje tę metodę. Warto sprawdzić, czy wniosek dotyczy certyfikatu typu 1 do uwierzytelnienia. Certyfikat typu 2 ma inne zastosowanie — służy do potwierdzania tożsamości wystawcy przy fakturach wystawianych w określonych trybach offline.
Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie dwa lata. Utrata ważności lub unieważnienie może przerwać połączenie programu z KSeF, dlatego kontroluj datę certyfikatu i aktualizuj go w używanych narzędziach.
Jak dodać token lub certyfikat do Faktino?
Faktino obsługuje token KSeF i certyfikat typu 1. Dodaj wybraną metodę w ustawieniach aplikacji, postępując zgodnie z wyświetlanymi wskazówkami. Wymagane uprawnienia zależą od tego, czy chcesz tylko pobierać faktury, czy również je wystawiać. Faktino przechowuje uwierzytelnienie i dane faktur lokalnie na urządzeniu oraz łączy się z KSeF bez serwera pośredniczącego.
Bieżąca synchronizacja i wystawianie faktur są dostępne w okresie próbnym, a później wymagają aktywnej subskrypcji. Samo dodanie tokena lub certyfikatu nie nadaje uprawnień, których nie ma użytkownik w KSeF.
Bezpieczeństwo autoryzacji
Token lub certyfikat daje dostęp do operacji w KSeF w zakresie przypisanym do użytkownika lub podmiotu. Chroń pliki, hasła do certyfikatów i wartość tokena. Nadawaj tylko potrzebne uprawnienia, a gdy urządzenie zostanie utracone albo dostęp nie powinien być już używany, unieważnij odpowiedni token lub certyfikat w systemie MF i skonfiguruj dostęp ponownie na zaufanym urządzeniu.
Przechowywanie danych lokalnie ogranicza ich obecność na serwerach pośredniczących, ale nie zastępuje zabezpieczenia samego telefonu: ustaw blokadę ekranu, aktualizuj system i nie udostępniaj danych uwierzytelniających.
Najczęściej zadawane pytania
Czy token KSeF wygaśnie z końcem 2026 roku?
Ministerstwo Finansów poinformowało, że tokeny w KSeF 2.0 będą utrzymane bezterminowo. Token może jednak zostać unieważniony, a jego uprawnienia mogą nie wystarczać do planowanej czynności.
Czy certyfikat ma własny zakres uprawnień?
Nie. Certyfikat służy do uwierzytelnienia, a KSeF sprawdza uprawnienia przypisane do identyfikatora osoby lub podmiotu. Token natomiast zawiera zakres wybrany podczas jego generowania.
Czy księgowa powinna używać mojego tokena?
Nie udostępniaj księgowej swojego tokena ani certyfikatu. Nadaj jej osobne uprawnienia w KSeF zgodnie z zakresem pracy biura i uzgodnionymi zasadami dostępu.
Warto zapamiętać
- Token i certyfikat są odrębnymi metodami uwierzytelnienia.
- Token ma wybrany zakres praw; przy certyfikacie KSeF wykorzystuje uprawnienia przypisane osobie lub podmiotowi.
- Do wystawiania faktur token musi mieć odpowiedni zakres. Tokena tylko do odczytu nie można rozszerzyć w aplikacji.
- Certyfikat typu 1 służy do uwierzytelnienia, a typ 2 do oznaczania faktur w określonych trybach offline.
- Chroń i unieważniaj środki dostępu, których już nie używasz.
Podsumowanie
Aby podłączyć program do KSeF, wybierz metodę uwierzytelnienia, którą obsługuje aplikacja, i upewnij się, że masz odpowiednie uprawnienia. Token przydaje się, gdy chcesz określić zakres praw już przy jego generowaniu. Certyfikat typu 1 potwierdza tożsamość, a zakres operacji wynika z uprawnień przypisanych w KSeF. W Faktino możesz korzystać z obu metod — do wystawiania faktur wymagane są odpowiednie uprawnienia KSeF.
Zobacz także: jak wygenerować token KSeF, jak połączyć program z KSeF, jak działa model Local-First.
Źródła i przydatne informacje
Chcesz szybciej sprawdzać faktury z KSeF?
Faktino pomaga kontrolować faktury zakupowe i sprzedażowe, terminy płatności oraz statusy dokumentów bez dodatkowego konta i bez reklam. Dane pozostają lokalnie na urządzeniu użytkownika.